Zaproszenie do składania ofert na zakodowanie strony www Fundacji zgodnie z listą podstron oraz nowym designem w technologii CMS WordPress, oraz przeniesienie treści, dokumentów i integracji z dotychczasowymi systemami. 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Warszawa, 28 sierpnia 2024 r.

1.1. Informacja o zamówieniu

1.1.1 Zamawiający:

Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę

ul. Walecznych 59

03-926 Warszawa

NIP 113 07 25 676

KRS 0000204426

tel. +48 22 616 02 68

www.fdds.pl

1.1.2 Przedmiotem zamówienia jest zakodowanie zgodnie z listą podstron oraz nowym designem strony www fundacji w technologii CMS WordPress nowej strony fundacji oraz przeniesienie treści, dokumentów i integracji z dotychczasowymi systemami – dokładny zakres zadania zgodnie z Załącznikiem nr 1.

1.1.3 Praca będąca przedmiotem postępowania ma być wykonywana w okresie od 23 września 2024 do 15 grudnia 2024 r.

1.1.4 Finansowanie zamówienia

Zamówienie to jest współfinansowane ze środków dotacji Oak „Core and project support”. Celem jest wsparcie organizacyjne i wzmocnienie potencjału Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę. W efekcie FDDS będzie mogła wspierać dzieci potrzebujące pomocy w sposób profesjonalny, a jakość świadczonych usług będzie wysoka. W szczególności wzmocnione zostaną obszary zarządzania, pozyskiwania środków, komunikacji, zwiększenie rozpoznawalności marki. Finansowanie trwa do 31.12.2024 r

1.2. Oferenci

1.2.1. Warunki wymagane od Oferentów.

Oferenci muszą spełnić następujące warunki udziału:

1.       Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2.       Posiadają niezbędne kompetencje i doświadczenie udokumentowane realizacją w ostatnich 3 latach;

3.       Posiadają ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

4.       Posiadają doświadczenie w podobnych wielkością i technologią projektach tj. w obszarze tworzenia rozbudowanych witryn opartych na CMS WordPress preferowalnie na WordPress Elementor, programowania, a także integracji narzędzi, systemów oraz aplikacji poparte portfolio.

Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach.

1.2.2. Wykluczeni z postępowania ofertowego są Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 5 lat przed ogłoszeniem zapytania ofertowego wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub należyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności.

1.2.3. Oferenci ubiegający się o uzyskanie zamówienia dostarczą ofertę wraz z następującymi załącznikami:

1. Odpis skrócony z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego rejestru ewidencji działalności gospodarczej;

2. Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia posiadają stosowne kwalifikacje zawodowe, uprawnienia i doświadczenia do realizacji zamówienia;

3. Kserokopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca usługi jest ubezpieczony w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

4. Wykaz zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat – liczonych wstecz od 6 września 2024 roku - zamówień o podobnym charakterze z podaniem wartości każdej realizacji oddzielnie, dat ich realizacji, zakresu oraz odbiorców.

1.2.4. Oferta powinna zawierać:

1. Wartość oferty netto i brutto wraz z dodatkowymi kosztami, jeśli dotyczą i będą ponoszone przez Zamawiającego np. koszty dostawy, materiałów, ubezpieczenia, cła i akcyzy, za wykonanie całości zadania opisanego niniejszym Zapytaniem oraz dokumentacją stanowiącą załącznik do Zapytania tj. załącznik nr.1 Oferta powinna być podzielona na koszty główne oraz koszty dodatkowe z podziałem na kategorie.

2. Termin ważności oferty/termin związania ofertą.

1.3. Jedna oferta

Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę spowoduje, że wszystkie oferty z jego udziałem zostaną odrzucone.

1.4. Koszty udziału w przetargu

Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty.

2. DOKUMENTY ZAMÓWIENIA

2.1. Wyjaśnienia treści dokumentów zamówienia

Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnień dotyczących dokumentów zamówienia. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania Oferenta, które otrzymał najpóźniej 3 dni przed terminem składania ofert. Osobą uprawnioną do udzielania informacji po stronie Zamawiającego jest: Magdalena Karp, tel. 506-618-939, e-mail: magdalena.karp@fdds.pl i Magdalena Okrzeja, tel. 572-001-389, magdalena.okrzeja@fdds.pl

3. PRZYGOTOWANIE OFERT

3.1. Dokumenty składające się na ofertę

Złożona oferta w jednym egzemplarzu zawierać musi następujące dokumenty:

a)       Oferta wykonania zamówienia;

b)       Dokumenty formalne wymagane wg pkt 1.2.3.;

c)       Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym.

Oferta nie może zawierać zmian, ani uzupełnień z wyjątkiem tych, które są konieczne do korekty błędów popełnionych przez Oferenta. W tym przypadku dokonane korekty powinny być opatrzone datą oraz parafowane przez Oferenta.

Oferta składana w formie papierowej musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta oraz zawierać datę sporządzenia. W przypadku składania ofert w formie elektronicznej osoba upoważniona do reprezentacji oferenta składa podpis elektroniczny lub równoważny - Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

3.2. Termin związania ofertą

Oferent będzie związany ofertą przez okres, określony w ofercie, nie krótszy jednak niż 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu na składanie ofert.

4. SKŁADANIE OFERT

4.1. Termin składania ofert

Ofertę, w terminie 5 września 2024 r. do końca dnia, należy złożyć w formie pisemnej lub zaszyfrowanej formie elektronicznej na adres Zamawiającego: Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę, ul. Mazowiecka 12/25, 00-048 Warszawa lub adres e-mail: biuro@fdds.pl. Przy składaniu oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą należy na kopercie umieścić napis „Oferta development strony www Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę”, w przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej, zapis ten powinien znajdować się w temacie maila.

4.2. Oferty złożone po terminie

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie zostaną uwzględnione w przetargu i nie zostaną zwrócone Oferentom

4.3.  Zmiana lub wycofanie ofert

Oferenci mogą zmienić lub wycofać swoje oferty za pomocą pisemnego Zawiadomienia przekazanego przed terminem składania ofert określonym w punkcie 4.1.

5. OCENA OFERT

5.1. Sprawdzenie oferty i określenie ich zgodności z wymaganiami

Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Oferenta w postępowaniu i określi, czy każda z ofert spełnia wymagane warunki, czy została ona prawidłowo podpisana. Zamawiający może skierować do Oferenta zapytanie w celu udzielenia wyjaśnień dotyczących braków formalnych.

5.2. Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

5.2.1. W dniu 6 września 2024 r. o godz. 8.30 zbierze się powołana przez Zarząd 
Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę Komisja do przeprowadzenia zamówienia.

5.2.2. Komisja analizuje oferty pod kątem:

A)        zgodności oferowanego towaru/usługi/roboty budowlanej z opisem przedmiotu zamówienia,

B)        opisanych warunków i wymogów,

C)        żądanych dokumentów oraz kryteriów oceny ofert.

D)       możliwości finansowych Fundacji.

Komisja wybierze tę ofertę, która spełniać będzie warunki określone w zamówieniu, cenę oferty oraz doświadczenie Oferenta.

5.2.3. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:

1. Zamawiający wyznaczył następujące kryteria i ich znaczenie. (punktacja liczona do dwóch miejsc po przecinku). Wygrywa Oferent, który uzyska najwyższą ilość punktów i spełni wszystkie wymogi opisane w warunkach niezbędnych do złożenia oferty.

1.1   Kryterium nr 1 - Cena oferty C – waga 50%.

1.2    Kryterium nr 2 – Doświadczenie Oferenta D - waga 50%,

1.3    Kryterium nr. 3 Zapewnienie w okresie roku od zdania gotowego produktu, konsultacji, poprawek i suportu w razie problemów z kodem strony oraz integracjami z wskazanymi w załączniku systemami i konieczności poprawy wytworzonej przez wykonawcę strony www oraz wsparcia w integracji systemów.

1.4   Kryterium nr. 4 Zapewnienie płatności w fakturach częściowych za realizację kolejnych etapów prac zgodnie z przyjętym w wspólnie przez oferenta i oferującego harmonogramem.

2. Sposób oceny ofert:

2.1. Kryterium nr 1 – Cena – proporcjonalnie wg wzoru:

najniższa cena brutto z badanych ofert
C = ---------------------------------------------------------- x 50 pkt
cena brutto oferty badanej

2.2. Kryterium nr 2 – Doświadczenie Oferenta – proporcjonalnie wg wzoru.

Doświadczenie oferenta badanej oferty
D = ------------------------------------------------------------------------------------------------- x 50 pkt
Doświadczenie oferenta z większym doświadczeniem

wzór: C + D = suma uzyskanych punktów

2.3 Kryterium nr.3 Brak możliwości wsparcia działania strony www we wskazanym okresie powoduje odrzucenie oferty w całości.

2.4. Kryterium nr 4 Brak możliwości płacenia w fakturach częściowych spowoduje rozpatrywanie oferty w ostatniej kolejności.

 

5.3.4. Zamawiający sporządzi protokół z oceny ofert.

5.4. Zawiadomienie o wyborze oferty i podpisanie umowy

Po dokonaniu wyboru ofert Zamawiający poinformuje Oferentów drogą e-mailową o wyniku postępowania. Warunkiem powierzenia usługi jest zawarcie z Zamawiającym umowy, zgodnej ze wzorem załączonym do zapytania, w formie pisemnej.

5.5. Unieważnienie

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny do czasu wyboru oferty. W  przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

5.6. Zastrzeżenie

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.