Zapytanie ofertowe z dn. 10.11.2020 r na działania służące wzmocnieniu spójnego wizerunku Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę w 2021 roku

Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę ogłasza zapytanie ofertowe na działania służące wzmocnieniu spójnego wizerunku Fundacji

1. Informacja o zamówieniu

1.1. Zamawiający: 
 

Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę 
ul. Walecznych 59 
03-926 Warszawa  
NIP 113 07 25 676  
KRS 0000204426  
tel. +48 22 616 02 68  
www.fdds.pl 

1.2. Przedmiotem zamówienia są działania służące wzmocnieniu spójnego wizerunku Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę w 2021 roku.  

Zadanie 1 – Przygotowanie kampanii 1% dla Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę  
na rok 2021, jej głównego hasła oraz materiałów promocyjnych.  Zakres zamówienia obejmuje: 

• Opracowanie kompleksowej strategii kampanii;  
• Opis idei kreatywnej wraz z Key Visualem kampanii (graficzne odzwierciedlenie idei kampanii wraz z hasłem). KV kampanii powinien pokazywać pewną historię za pomocą obrazu i słów, w której uwzględniony będzie problem kampanii. KV powinien budzić emocje i refleksję odbiorców. Historia powinna zasiać w odbiorcy myśl, którą się zajmie, którą przeanalizuje – myśl, która ukaże problem, którego wcześniej może nie dostrzegał, o którym wcześniej nie myślał. Chcemy w ten sposób zostawić odbiorcę z wiedzą o problemie, jego skali i tym samym wezwać do działania. KV zatem powinien “się sam opowiadać i sam się bronić” (planowane jest wykorzystanie KV w działaniach online). Jednocześnie powinien, wraz innymi materiałami, tworzyć spójną całość;  
• Produkcja spotu video; 
• Produkcja spotu radiowego;  
• Zaproponowanie efektywnych kanałów i sposobów dotarcia do grup docelowych, ze szczególnym uwzględnieniem Internetu;  
• Zaproponowanie efektywnych działań i narzędzi kampanii digitalowej;  
• Ewentualne inne działania według pomysłu oferenta; 
• Realizacja produktów kampanii według propozycji oferenta. 

Zadanie 2 – Przygotowanie koncepcji obchodów roku jubileuszowego Fundacji. 

Zakres zamówienia obejmuje: 

• Opracowanie konceptu obchodów spójnego wizerunkowo z dotychczas prowadzonymi działaniami FDDS; 
• Przygotowanie hasła obchodów; 
• Opracowanie planu działań na 2021 rok w związku z 30-leciem Fundacji z uwzględnieniem cyklicznych wydarzeń FDDS, które odbywają się co roku; 
• Realizacja produktów kampanii według propozycji oferenta. 

Zadanie 3 – Opracowanie koncepcji eventu zaplanowanego na czerwiec, który będzie cyklicznym, corocznym wydarzeniem z jasnym manifestem ludzi przeciwko przemocy wobec dzieci. Przygotowanie sposobu na wzmocnienie pozycji FDDS w świadomości odbiorców. Zakres zamówienia obejmuje: 

• Opracowanie koncepcji eventu; 
• Zaproponowanie hasła lub (i) symbolu eventu; 
• Opracowanie narzędzi komunikacyjnych; 
•  Przygotowanie strategii komunikacji; 
• Realizacja zaplanowanych działań. 

1.3. Zamówienie jest prowadzone w trybie negocjacji. Oznacza to, że oferta składana przez każdego z Oferentów ma charakter oferty wstępnej. Zamawiający po wstępnej ocenie ofert zaprosi do udziału w negocjacjach trzech Oferentów, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze. Oferta wstępna wiąże Oferenta, chyba, że strony w toku negocjacji ustalą inaczej. 

1.4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferta częściowa może dotyczyć zarówno jednego zadania jak i dwóch zadań.

2. Oferenci

2.1. Warunki wymagane od Oferentów: 

Oferenci muszą spełnić następujące warunki udziału: 

1. Wykonawca nie może być podmiotem powiązanym z FDDS. O podmiocie powiązanym jest  mowa, gdy pomiędzy Fundacją a Oferentem zachodzą relacje wynikające z:

• umowy o pracę (np. oferent jest jednocześnie pracodawcą osoby decydującej w FDDS o rozpatrywaniu ofert) lub  
• powiązań rodzinnych (małżeństwo, pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia) lub  
• finansowe (oferent jest fundatorem albo Fundacja posiada własność lub współwłasność w oferencie, np. poprzez akcje) lub  
• powiązania powyższe zachodzą między osobami pełniącymi w tych podmiotach funkcje zarządcze, kontrolne lub nadzorcze (członek zarządu, rady Fundacji, rady nadzorczej/komisji rewizyjnej w oferencie), a także w przypadkach, kiedy którakolwiek osoba (członek zarządu, rady Fundacji, rady nadzorczej/komisji rewizyjnej w oferencie) łączy funkcje w obu tych podmiotach (np. jest członkiem zarządu FDDS i rady nadzorczej oferenta).

2. Wykonawca musi posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie w realizacji kampanii wizerunkowych o zasięgu ogólnopolskim.

Ocena spełniania warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach załączonych do oferty.

3. Oferta

3.1. Oferenci ubiegający się o uzyskanie zamówienia dostarczą ofertę wraz z harmonogramem działań oraz następujące załączniki: 

1. Formularz ofertowy (załącznik 1.); 
2. Prezentacja konceptu poszczególnych zadań (zadania 1,2,3, lub wybrane z nich, w przypadku oferty częściowej) w formacie pdf;
3. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (załącznik 2.); 
4. Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego rejestru działalności gospodarczej; 
5. Dokumentacja doświadczenia w realizacji kampanii wizerunkowych, zrealizowanych w okresie ostatnich 10 lat o zasięgu ogólnopolskim (referencje, oświadczenie o ilości zrealizowanych kampanii wizerunkowych w okresie ostatnich 10 lat); 
6. Dotychczasowe portfolio. 

3.2. Oferta powinna zawierać cenę brutto za wykonanie kompletnego zamówienia opisanego niniejszym zapytaniem, szczegółową propozycję działań oraz dokumentację stanowiącą załączniki do Zapytania.  

3.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę spowoduje, że wszystkie oferty z jego udziałem zostaną odrzucone. 

3.4. Oferta powinna być napisana na komputerze oraz własnoręcznie podpisana przez wykonawcę. Wszystkie stronice oferty, na których zostały dokonane poprawki powinny być parafowane przez wykonawcę. Wykonawca może podpisać ofertę z wykorzystaniem podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis z wykorzystaniem platformy EPUAP). 

3.5. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty.
 

4. Składanie ofert

4.1. Termin składania ofert 

W terminie do 30.11.2020 należy złożyć ofertę w formie pisemnej lub elektronicznej (skan podpisanej oferty lub oferta podpisana podpisem elektronicznym) na adres Zamawiającego: Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę, ul. Mazowiecka 12/25 00-048 Warszawa lub adres e-mail: pr@fdds.pl oraz wskazać w temacie maila „Działania wizerunkowe FDDS 2021”. W przypadku składania oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą należy na kopercie umieścić napis „Działania wizerunkowe FDDS 2021”. 

4.2. Termin związania ofertą 

Oferent będzie związany ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu na składanie ofert.  

4.3. Oferty złożone po terminie 

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie zostaną uwzględnione i nie zostaną zwrócone Oferentom. 

4.4. Zmiana lub wycofanie ofert 

Oferenci mogą zmienić lub wycofać swoje oferty za pomocą pisemnego zawiadomienia przekazanego przed terminem składania ofert określonym w punkcie 4.1. 

5. Ocena ofert

5.1. Sprawdzenie oferty i określenie ich zgodności z wymaganiami 

Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Oferenta w postępowaniu i określi, czy każda z ofert spełnia wymagane warunki, czy została ona prawidłowo podpisana. 

5.2. Ocena ofert i dalszy przebieg postępowania 

5.2.1. Do dnia 4.12.2020 komisja powołana przez Zarząd Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę wybierze spośród nadesłanych ofert 3 najkorzystniejsze i zaprosi Oferentów do udziału w negocjacjach.  

5.2.2. Komisja wybierze najkorzystniejsze oferty w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: 

Kryterium nr 1 – Cena oferty – waga 20% 

Punkty kryterium nr 1 będą obliczone na podstawie wzoru: 

                                       Najniższa zaoferowana cena brutto 

Przyznane punkty= ————————————–—————– x20 

                                            Cena ocenianej oferty brutto 

Kryterium nr 2 – Doświadczenie oferenta w realizacji kampanii wizerunkowych przez ostatnie 10 lat – waga 20%  

Punkty kryterium nr 2 będą obliczone na podstawie wzoru: 

                                              liczba  kampanii wizerunkowych ocenianego oferenta 

Przyznane punkty= ————————————————————————————— x20 

                                              liczba  kampanii wizerunkowych oferenta rekordzisty 

Kryterium nr 3 – Zgodność zaproponowanych koncepcji z wizją i misją FDDS –   waga 30% 

Kryterium będzie ocenianie na podstawie merytorycznej oceny punktowej. Maksymalnie można zdobyć 30 punków. 

Kryterium nr 4 – Jakość przedstawionej oferty oraz jej zgodność z oczekiwaniami – waga 30% 

Kryterium będzie ocenianie na podstawie merytorycznej oceny punktowej. Maksymalnie można zdobyć 30 punków. 

Ocena końcowa: 

1. Przyjmuje się, że przy ocenie ofert wartość wyrażona w procentach będzie wyrażona w punktach (1% = 1 pkt).
2. Dokonane zostanie zaokrąglenie wyników działań do drugiego miejsca po przecinku.
3. Punkty za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i stanowić będą ocenę końcową.
4. Wybrane zostaną oferty, które uzyskają najwyższe liczby punktów i spełnią wszystkie wymogi opisane w warunkach niezbędnych do złożenia oferty. 

5.2.3. Zamawiający sporządzi protokół z oceny ofert. 

5.2.4. Po wybraniu 3 najkorzystniejszych ofert Zamawiający poinformuje Oferentów o wyborze ich ofert i zaprosi do udziału w negocjacjach. Przedmiotem negocjacji może być każdy element oferty, w szczególności cena oferty.  

5.2.5. Ostateczny wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o efekt negocjacji.  

5.3. Zawiadomienie o wyborze oferty i podpisanie umowy 

5.3.1. Po dokonaniu ostatecznego wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferentów drogą e-mailową o wyniku postępowania. Warunkiem powierzenia usługi jest zawarcie z Zamawiającym umowy. 

6. Unieważnienie

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie zwraca Oferentom poniesionych kosztów postępowania.

7. Zastrzeżenie

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.