ZAPYTANIE OFERTOWE: nowa identyfikacja wizualna i strona internetowa programu edukacyjnego GADKI oraz stworzenie filmów edukacyjnych

12.05.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE
nowa identyfikacja wizualna i strona internetowa programu edukacyjnego GADKI oraz stworzenie filmów edukacyjnych

1.1. Informacja o zamówieniu

1.1.1. Zamawiający:

Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę
ul. Walecznych 59
03-926 Warszawa
NIP 113 07 25 676
KRS 0000204426
tel. +48 22 616 02 68
www.fdds.pl

1.1.2. Przedmiotem zamówienia jest:

a. stworzenie nowej identyfikacji wizualnej (w tym Key Visual, logo i księgi znaku) programu GADKI, graficznego projektu nowej strony www programu (gadki.fdds.pl) i zaprogramowanie jej;

b. oraz stworzenie 3 animowanych filmików edukacyjnych w ramach programu GADKI na podstawie bazy merytorycznej dostarczonej przez Zamawiającego.

Zakres zadania zgodnie z Załącznikiem nr 1.

1.1.3. Praca będąca przedmiotem postępowania ma być wykonywana w okresie od 2 czerwca 2025 r. do 31 sierpnia 2025 r.

1.1.4. Finansowanie zamówienia

Zamówienie to jest współfinansowane ze środków grantowych Spring Impact, na podstawie umowy zawartej 14.02.2025 r., oraz ze środków Komisji Europejskiej w ramach projektu “One Step Ahead” - Replicable Models for Preventing Sexual Violence against School-Age Children in Poland.

1.2. Oferenci

1.2.1. Warunki wymagane od Oferentów.

Oferenci muszą spełnić następujące warunki udziału:

a. Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

b. Posiadają niezbędne kompetencje i doświadczenie udokumentowane realizacją w ostatnich 3 latach (3 lata kalendarzowe liczone wstecz, od dnia złożenia oferty).;

c. Posiadają ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

d. Posiadają poparte portfolio doświadczenie w podobnych wielkością i technologią projektach tj. w obszarze tworzenia identyfikacji wizualnej projektów, koncepcji witryn opartych na CMS WordPress oraz w obszarze tworzenia animowanych filmików edukacyjnych, dostosowanych do dzieci z różnych grup wiekowych.

Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach.

1.2.2. Wykluczeni z postępowania ofertowego są Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 5 lat przed ogłoszeniem zapytania ofertowego wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub należyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności.

1.2.3. Oferenci ubiegający się o uzyskanie zamówienia dostarczą ofertę wraz z następującymi załącznikami:

a. Wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

b. Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia posiadają stosowne kwalifikacje zawodowe, uprawnienia i doświadczenia do realizacji zamówienia;

c. Kserokopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca usługi jest ubezpieczony w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

d. Wykaz zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat zamówień o podobnym charakterze z podaniem wartości każdej realizacji oddzielnie, dat ich realizacji, zakresu oraz odbiorców.

1.2.4. Oferta powinna zawierać:

a. Wartość oferty netto i brutto wraz z dodatkowymi kosztami, jeśli dotyczą i będą ponoszone przez Zamawiającego np. koszty dostawy, materiałów, ubezpieczenia, cła i akcyzy, za wykonanie całości zadania opisanego niniejszym Zapytaniem oraz dokumentacją stanowiącą załącznik 1. Oferta powinna być podzielona na koszty główne oraz koszty dodatkowe z podziałem na kategorie.

b. Termin ważności oferty/termin związania ofertą.

1.3. Jedna oferta

Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę spowoduje, że wszystkie oferty z jego udziałem zostaną odrzucone.

1.4. Koszty udziału w przetargu

Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty.

2. DOKUMENTY ZAMÓWIENIA

2.1. Wyjaśnienia treści dokumentów zamówienia

Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnień dotyczących dokumentów zamówienia. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania Oferenta, które otrzymał najpóźniej 3 dni robocze przed terminem składania ofert. Osobą uprawnioną do udzielania informacji po stronie Zamawiającego jest: Joanna Rogalska, e-mail: joanna.rogalska@fdds.pl.

3. PRZYGOTOWANIE OFERT

3.1. Dokumenty składające się na ofertę

Złożona oferta w jednym egzemplarzu zawierać musi następujące dokumenty:

a. Oferta wykonania zamówienia;

b. Dokumenty formalne wymagane wg pkt 1.2.3.;

c. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym - Załącznik nr 2.

Oferta nie może zawierać zmian, ani uzupełnień z wyjątkiem tych, które są konieczne do korekty błędów popełnionych przez Oferenta. W tym przypadku dokonane korekty powinny być opatrzone datą oraz parafowane przez Oferenta.

Oferta składana w formie papierowej musi być podpisana odręcznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta oraz zawierać datę sporządzenia. W przypadku składania ofert w formie elektronicznej osoba upoważniona do reprezentacji oferenta składa kwalifikowany podpis elektroniczny.

3.2. Termin związania ofertą

Oferent będzie związany ofertą przez okres, określony w ofercie, nie krótszy jednak niż 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu na składanie ofert.

4. SKŁADANIE OFERT

4.1. Termin składania ofert

Ofertę, w terminie do 23 maja 2025 r. należy złożyć w formie pisemnej lub zaszyfrowanej formie elektronicznej na adres Zamawiającego: Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę, ul. Mazowiecka 12/25, 00-048 Warszawa lub adres e-mail: biuro@fdds.pl. Przy składaniu oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą należy na kopercie umieścić napis „Oferta na nową identyfikację wizualną i stronę internetową programu GADKI oraz stworzenie filmów edukacyjnych”, w przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej, zapis ten powinien znajdować się w temacie maila.

4.2. Oferty złożone po terminie

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie zostaną uwzględnione w przetargu i nie zostaną zwrócone Oferentom.

4.3. Zmiana lub wycofanie ofert

Oferenci mogą zmienić lub wycofać swoje oferty za pomocą zawiadomienia przekazanego przed terminem składania ofert określonym w punkcie 4.1. Zawiadomienie powinno zostać złożone w formie tożsamej ze złożoną ofertą.

5. OCENA OFERT

5.1. Sprawdzenie oferty i określenie ich zgodności z wymaganiami

Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Oferenta w postępowaniu i określi, czy każda z ofert spełnia wymagane warunki, czy została ona prawidłowo podpisana. Zamawiający może skierować do Oferenta zapytanie w celu udzielenia wyjaśnień dotyczących braków formalnych.

5.2. Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

5.2.1. W dniu 30 maja 2025 r. o godz. 8:15 zbierze się powołana przez Zarząd Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę Komisja do przeprowadzenia zamówienia.

5.2.2. Komisja analizuje oferty pod kątem:

a. zgodności oferowanego towaru/usługi/roboty budowlanej z opisem przedmiotu zamówienia,

b. opisanych warunków i wymogów,

c. żądanych dokumentów oraz kryteriów oceny ofert.

d. możliwości finansowych Fundacji.

Komisja wybierze tę ofertę, która spełniać będzie warunki określone w zamówieniu, cenę oferty oraz doświadczenie Oferenta.

5.2.3. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:

1. Zamawiający wyznaczył następujące kryteria i ich znaczenie. (punktacja liczona do dwóch miejsc po przecinku). Wygrywa Oferent, który uzyska najwyższą ilość punktów i spełni wszystkie wymogi opisane w warunkach niezbędnych do złożenia oferty.

1.1. Kryterium nr 1 - Cena oferty C - waga 50%.
1.2. Kryterium nr 2 – Portfolio Oferenta D - waga 30%,

1.3. Kryterium nr 3 – Czas realizacji zamówienia E - waga 20%

1.4 Kryterium nr 4 - Zobowiązanie się wykonawcy do zapewnienia wsparcia technicznego przez okres 12 miesięcy od dnia odbioru gotowego zamówienia.

W ramach wsparcia oczekujemy bieżących konsultacji, nanoszenia drobnych poprawek i aktualizacji treści, usuwania ewentualnych błędów technicznych, zapewnienia podstawowego supportu w zakresie działania strony.

1.4 Kryterium nr 5 - Zapewnienie płatności w fakturach częściowych za realizację kolejnych etapów prac zgodnie z przyjętym wspólnie przez oferenta i Zamawiającego harmonogramem.

2. Sposób oceny ofert:

2.1. Kryterium nr 1 – Cena oferty – proporcjonalnie wg wzoru:

Najniższa cena brutto z badanych ofert
C = ---------------------------------------------------------- x 50 pkt

2.2. Kryterium nr 2 – Portfolio Oferenta – proporcjonalnie wg wzoru:

Najlepsze portfolio z badanych ofert
D = ------------------------------------------------------------------------------------------------- x 30 pkt

2.3 Kryterium nr 3 – Czas realizacji zamówienia – proporcjonalnie wg wzoru:

Najkrótszy czas realizacji zamówienia z badanych ofert

E = ------------------------------------------------------------------------------------------------- x 20 pkt

wzór: C + D + E = suma uzyskanych punktów

2.4 Kryterium nr 4 - Brak możliwości wsparcia technicznego we wskazanym okresie powoduje odrzucenie oferty w całości.

2.5. Kryterium nr 5 - Brak możliwości płacenia wynagrodzenia w fakturach częściowych spowoduje rozpatrywanie oferty w ostatniej kolejności.

5.3.4. Zamawiający sporządzi protokół z oceny ofert.

5.4. Zawiadomienie o wyborze oferty i podpisanie umowy

Po dokonaniu wyboru ofert Zamawiający poinformuje Oferentów drogą e-mailową o wyniku postępowania. Warunkiem powierzenia usługi jest zawarcie z Zamawiającym umowy, zgodnej ze wzorem załączonym do zapytania, w formie pisemnej.

5.5. Unieważnienie

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny do czasu wyboru oferty. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

5.6. Zastrzeżenie

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.