ZAPYTANIE OFERTOWE: zbudowanie, wdrożenie i serwisowanie narzędzia do obsługi grafiku i rozliczeń dla linii pomocowych.

06.06.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE

Warszawa,

6 czerwca 202 5 r.

1.1. Informacja o zamówieniu

1.1.1 Zamawiający:

Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę

ul. Walecznych 59

03-926 Warszawa

NIP 113 07 25 676

KRS 0000204426

tel. +48 22 616 02 68

www.fdds.pl

1.1.2

Przedmiotem zamówienia jest zbudowanie, wdrożenie i serwisowanie narzędzia do obsługi grafiku

i rozliczeń dla linii pomocowych. Analiza biznesowo systemowa narzędzia stanowi załącznik nr 1.

1.1.3 Praca będąca przedmiotem postępowania ma być wykonywana w okresie od 1 lipca 2025 do 31 grudnia 2025 i podzielona na etapy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji wybranych etapów w momencie wyboru oferty.

1.1.4 Finansowanie zamówienia

Zamówienie to jest współfinansowane ze środków dotacji TK Maxxx, O choinka , Kappahl. Celem jest rozwój technologiczny Programu Pomocy Telefonicznej oraz wsparcie organizacyjne w realizacji pomocy psychologicznej dla dzieci i młodzieży z Ukrainy.

1.2. Oferenci

1.2.1. Warunki wymagane od Oferentów.

Oferenci muszą spełnić następujące warunki udziału:

1. Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2. Posiadają niezbędne kompetencje i doświadczenie udokumentowane realizacją w ostatnich 3 latach;

3. Posiadają ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

4. Posiadają poparte portfolio doświadczenie w podobnych wielkością i technologią projektach tj. w obszarze tworzenia i utrzymania systemów informatycznych do budowania i aktualizacji grafiku oraz rozliczania finansowego dyżurów dla >100 użytkowników

Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach.

1.2.2. Wykluczeni z postępowania ofertowego są Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 5 lat przed ogłoszeniem zapytania ofertowego wyrządzili szkodę Zamawiającemu, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub należyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności.

1.2.3. Oferenci ubiegający się o uzyskanie zamówienia dostarczą ofertę wraz z następującymi załącznikami:

1. Odpis skrócony z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego rejestru ewidencji działalności

gospodarczej;

2. Oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia posiadają stosowne kwalifikacje zawodowe, uprawnienia i doświadczenia do realizacji zamówienia;

3. Kserokopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca usługi jest ubezpieczony w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;

4. Wykaz zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat liczonych wstecz od 16 czerwca 2025 roku zamówień o podobnym charakterze z podaniem wartości każdej realizacji oddzielnie, dat ich realizacji, zakresu oraz odbiorców.

1.2.4. Oferta powinna zawierać:

1. Wartość oferty brutto wraz z dodatkowymi kosztami, jeśli dotyczą i będą ponoszone przez Zamawiającego np. koszty dostawy, materiałów, ubezpieczenia, cła i akcyzy, za wykona nie całości zadania opisanego niniejszym Zapytaniem oraz dokumentacją stanowiącą załącznik do Zapytania t j. załącznik nr.1 Wartość oferty powinna być podzielona na etapy realizacji projektu:

a. etap 1 budowa i wdrożenie modułu "kontraktacja i obsługa gra fiku 116PL"

b. etap 2 budowa i wdrożenie modułu dyżury zadaniowe 116PL

c. etap 3 budowa i wdrożenie modułu rozliczanie konsultantów 116PL

d. etap 4 budowa i wdrożenie modułu raportowanie 116PL

e. etap 5 budowa i wdrożenie modułu "kontraktacja i obsługa grafiku 800”

f. etap 6 budowa i wdrożenie modułu raportowanie 800

g. etap 7 budowa i wdrożenie modułu kontraktacja i obsługa 116UA

h. etap 8 budowa i wdrożenie modułu rozliczanie konsultantów 116UA

d. etap 9 budowa i wdrożenie modułu raportowanie 116UA

2. Zabezpieczenie i długoterminowe udostępnienie infrastruktury informatycznej niezbędnej do funkcjonowania narzędzia specyfikacja i wycena

3. Dostępność wsparcia technicznego zakres dostępności i cenę

4. Koszt przekazania własności i praw autorskich zbudowanego narzędzia

5. Informacje o wersjach testowych lub pilotażowych narzędzia czy dostępne i czy w cenie narzędzia

6. Propozycja SLA (gwarancja dostępności narzędzia i wsparcia technicznego) wraz z wyceną

7. Prace utrzymaniowe i rozwojowe (ewentualne przyszłe modyfikacje narzędzia) zakres i wycena

8. Terminy płatności

9. Termin ważności oferty/termin związania ofertą.

1.3. Jedna oferta

Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę spowoduje, że wszystkie oferty z jego udziałem zostaną odrzucone.

1.4. Koszty udziału w postępowaniu

Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty.

1.5. Wykluczenia Oferentów

1.5.1. Oferenci nie mogą być powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiające go lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentami, polegające w szczególności na:

•powiązaniach rodzinnych (małżeństwo, pokrewieństwo lub powinowactwo w linii prostej,

pokrewieństwo lub powinowactwo w linii bocznej do drugiego stopnia),

•uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

•posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

•pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

•innych relacjach o charakterze finansowym (oferent jest fundatorem albo Fundacja posiada własność

lub współwłasność w oferencie, np. poprzez akcje),

•powiązania powyższe zachodzą między osobami pełniącymi w tych podmiotach funkcje zarządcze,

kontrolne lub nadzorcze (członek zarządu, rady Fundacji, rady nadzorczej/komisji rewizyjnej w

oferencie), a także w przypadkach, kiedy którakolwiek osoba (członek zarządu, rady Fundacji, rady

nadzorczej/komisji rewizyjnej w oferencie) łączy funkcje w obu tych podmiotach (np. jest członkiem

zarządu FDDS i rady nadzorczej oferenta).

2. DOKUMENTY ZAMÓWIENIA

2.1. Wyjaśnienia treści dokumentów zamówienia

Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnień dotyczących dokumentów zamówienia. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania Oferenta, które otrzymał najpóźniej 3 dni przed terminem składania ofert. Osobą uprawnioną do udzielania in formacji po stronie Zamawiającego jest: Anna Gierczuk , tel. 690 407 354 , e mail: anna.gierczuk@fdds.pl

3. PRZYGOTOWANIE OFERT

3.1. Dokumenty składające się na ofertę

Złożona oferta w jednym egzemplarzu zawierać musi następujące dokumenty:

a) Oferta wykonania zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 2

b) Dokumenty formalne wymagane wg pkt 1.2.3.;

c) Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym.

Oferta nie może zawierać zmian, ani uzupełnień z wyjątkiem tych, które są konieczne do korekty błędów popełnionych przez Oferenta. W tym przypadku dokonane korekty powinny być opatrzone datą oraz parafowane przez Oferenta.

Oferta składana w formie papierowej musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta oraz zawierać datę sporządzenia. W przypadku składania ofert w formie elektronicznej osoba upoważniona do reprezentacji oferenta składa podpis elektroniczny lub równoważny. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

3.2. Termin związania ofertą

Oferent będzie związany ofertą przez okres, określony w ofercie, nie krótszy jednak niż 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu na składanie ofert.

4. SKŁADANIE OFERT

4.1. Termin składania ofert

Ofertę, w terminie do 16 czerwca 20 24 r. do godz. 10:30, należy złożyć w formie pisemnej lub zaszyfrowanej formie elektronicznej na adres Zamawiającego: Fundacja Dajemy Dzieciom Siłę, ul. Mazowiecka 12/25, 0 0 048 Warszawa lub adres e mail: biuro@fdds.pl. Przy składaniu oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą należy na kopercie umieścić napis Oferta na budowę i utrzymanie narzędzia do zarządzania grafikiem i rozliczeń konsultantów Programu Pomocy Telefonicznej, w przypadku złożenia oferty w formie elektronicznej, zapis ten powinien znajdować się w temacie maila.

4.2. Oferty złożone po terminie

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie zostaną uwzględnione w przetargu i nie zostaną zwrócone Oferentom

4.3. Zmiana lub wycofanie ofert

Oferenci mogą zmienić lub wycofać swoje oferty za pomocą pisemnego Zawiadomienia przekazanego przed terminem składania ofert określonym w punkcie 4.1.

4.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty i tym samym wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia w również przypadku, gdy:

oferta jest nieczytelna
oferta jest niekompletna
treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego
złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
oferta z ostała złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia
jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

5. OCENA OFERT

5.1. Sprawdzenie oferty i określenie ich zgodności z wymaganiami

Przed oceną ofert Zamawiający sprawdzi formalną stronę uczestnictwa Oferenta w postępowaniu i określi, czy każda z ofert spełnia wymagane warunki, czy została ona prawidłowo podpisana.

Zamawiający może skierować do Oferenta zapytanie w celu udzielenia wyjaśnień dotyczących braków formalnych.

5.2. Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty

5.2.1. W dniu 1 6 czerwca 202 5 r. o godz. 11 0 0 zbierze się powołana przez Zarząd Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę Komisja do przeprowadzenia zamówienia.

5.2.2. Komisja analizuje oferty pod kątem:

A) zgodności oferowanego towaru/usługi/roboty budowlanej z opisem przedmiotu zamówienia,

B) opisanych warunków i wymogów,

C) żądanych dokumentów oraz kryteriów oceny ofert.

D) możliwości finansowych Fundacji.

Komisja wybierze tę ofertę, która spełniać będzie warunki określone w zamówieniu, cenę oferty oraz doświadczenie Oferenta.

5.2.3. Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji:

1. Zamawiający wyznaczył następujące kryteria i ich znaczenie (punktacja liczona do dwóch miejsc po

przecinku). Wygrywa Oferent, który uzyska najwyższą ilość punktów i spełni wszystkie wymogi opisane

w warunkach niezbędnych do złożenia oferty.

1.1 Kryterium nr 1 Cena oferty w zakresie budowy i wdrożenia narzędzia C 1 waga 25 %.

1.2 Kryterium nr 2 Cena oferty w zakresie utrzymania narzędzia po oddaniu go do użytku (w tym wsparcie w przypadku problemów technicznych w funkcjonowaniu narzędzia) całkowity koszt roczny ) C2 waga 25%

1.3 Kryterium nr 3 Cena modyfikacji narzędzia po wdrożeniu C3 waga 25%

1.4 Kryterium nr 4 Doświadczenie Oferenta D waga 25%

1.5 Kryterium nr 5 Możliwość płatności na podstawie faktur częściowych, wystawianych po zakończeniu każdego etapu, zgodnie z ustalonym między stronami harmonogramem.

2 . Sposób oceny

2.1. Kryterium nr 1 - Cena C1 proporcjonalnie wg wzoru:

najniższa cena brutto z badanych ofert

C = x 25 pkt

cena brutto oferty badanej

2.2. Kryterium nr 2 2.2. Kryterium nr 2 –– Cena C2 –– proporcjonalnie wg wzoru:

najniższa cena brutto z badanych ofert
C = -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 25 pkt
cena brutto oferty badanej cena brutto oferty badanej

2.33. Kryterium nr . Kryterium nr 33 –– Cena C3 Cena C3 –– proporcjonalnie wg wzoru:

najniższa cena brutto z badanych ofert
C = -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 25pkt
cena brutto oferty badanej cena brutto oferty badanej

2.4.

2.4. Doświadczenie Oferenta –– proporcjonalnie wg wzoru.

Doświadczenie oferenta badanej oferty
D = --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 25 pkt
Doświadczenie oferenta z większym doświadczeniem

wzór: C + D = suma uzyskanych punktów

2.55. Kryterium nr 4 Brak możliwości płacenia w fakturach częściowych spowoduje rozpatrywanie oferty w ostatniej kolejności.

5.3.4. Zamawiający sporządzi protokół z oceny ofert.

5.4. Zawiadomienie o wyborze oferty i podpisanie umowy

Po dokonaniu wyboru ofert Zamawiający poinformuje Oferentów drogą e-mailową o wyniku postępowania. Warunkiem powierzenia usługi jest zawarcie z Zamawiającym umowy, zgodnej ze wzorem załączonym do zapytania, w formie pisemnej.

5.5. Unieważnienie

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny do czasu wyboru oferty. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie zwraca Oferentom kosztów udziału w udziału w postępowaniu.

5.6. Zastrzeżenie

1. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.

2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.

3. Zamawiający uprawniony jest do wnoszenia zastrzeżeń, modyfikacji, czy zmian co do treści oferty wybranej w postępowaniu, w tym do podjęcia z wybranym Oferentem negocjacji w zakresie warunków wykonania usługi.

4. Całość stosunku prawnego pomiędzy stronami określała będzie umowa zawarta z wybranym określała będzie umowa zawarta z wybranym Oferentem.